Zmena alebo zrušenie termínu fotenia patrí medzi najčastejšie situácie, ktoré dokážu rozhodiť celý pracovný kalendár fotografa. Ak nemáš nastavené jasné pravidlá, rýchlo sa dostaneš do pozície, kde klient rozhoduje o tvojom čase.

Práve preto má zmysel používať samostatný dokument „Storno a presun termínu fotenia“, ktorý dopĺňa potvrdenie rezervácie a zmluvu.

Prečo nestačí ústna dohoda

Ústne dohody sa rýchlo zabúdajú. Klient si nepamätá, čo presne bolo povedané, a ty nemáš nič, o čo by si sa mohol oprieť.

Písomné podmienky nastavujú hranice a chránia obidve strany.

Čo by mali storno podmienky obsahovať

• odkedy je termín záväzne rezervovaný
• ako funguje záloha
• koľko dní vopred je možné fotenie zrušiť bez poplatku
• čo sa stane pri zrušení na poslednú chvíľu
• ako funguje presun termínu
• čo pri meškaní klienta

Ako zapadá storno dokument do workflow

Storno podmienky nie sú samostatný papier. Používajú sa spolu s ostatnými dokumentmi:

• dotazník pre klienta
• cenové balíky
• objednávkový formulár
• potvrdenie rezervácie termínu
• zmluva a licencia
• odovzdávací protokol

Celý proces máš rozobratý v článku Workflow fotografa: od prvého dopytu až po odovzdanie fotografií.

Prečo záloha nie je „nefér“

Záloha nie je trest pre klienta. Je to kompenzácia za blokovaný termín. Ak klient fotenie zruší, ty už často nemáš možnosť obsadiť daný čas inou zákazkou.

Najčastejšie situácie z praxe

• klient ruší deň pred fotením
• klient mešká a očakáva plný čas
• klient chce presúvať termín opakovane
• klient nezaplatil zálohu, ale počíta s rezerváciou

Presne tieto situácie rieši storno dokument.

Prepojenie s potvrdením rezervácie

Ideálne je posielať storno podmienky spolu s potvrdením rezervácie termínu. Klient má v jednom balíku všetky dôležité informácie.

Skúsenosť z praxe

Od momentu, keď máš jasne spísané storno podmienky, dramaticky klesne počet last-minute rušení. Klienti si termíny vážia viac a berú rezerváciu vážnejšie.